Les entreprises modernes ont intégré le travail hybride et à distance. Dans la mise à jour de juillet 2023 de son rapport sur les arrangements et les attitudes au travail, le projet Working From Home Research indique que parmi les employés à plein temps, 12% travaillaient entièrement à distance et 29,3% travaillaient dans une configuration hybride1. Combinés, ces chiffres représentent 40% des employés qui travaillent régulièrement à distance.
De nombreux employés préfèrent ces arrangements de travail flexibles. Les petites et moyennes entreprises capables de les proposer gagnent en attractivité face aux plus grandes structures qui offrent un panel d’avantages étendu.
Cependant, le succès d’un cadre de travail flexible dépend aussi de la configuration de votre bureau pour proposer des conditions adaptées. Tout commence par vos salles de réunion, où l’équipement de visioconférence permet à tout le monde d’être vu, entendu et de participer activement. À l’inverse, une configuration inadéquate peut devenir un véritable obstacle à la collaboration productive.
DÉCOUVREZ LES CINQ ÉTAPES CLÉS POUR ÉQUIPER VOS SALLES DE RÉUNION ET PROFITER DE TOUS LES AVANTAGES DE LA VISIOCONFÉRENCE :
1. Connaître votre espace : il n’existe pas de solution unique
Vous êtes le mieux placé pour connaître votre entreprise et vos équipes. Si vous connaissez leurs habitudes de travail, vous savez ce dont vos employés ont besoin pour garantir la productivité lors des réunions. À quelle fréquence font-ils des appels vidéo ? Organisent-ils des appels groupés ou individuels ? Vous ont-ils dit ce qui leur facilite la vie ou pose problème lors d’appels vidéo ?
Dans un second temps, évaluez vos espaces de réunion actuels. Votre espace est-il adapté pour répondre aux besoins de votre personnel pour la visioconférence ? Devez-vous réorganiser vos espaces ? Par exemple : en proposant davantage d’espaces individuels ou debout, en réduisant le nombre de grandes salles ou en installant des cabines ou des cloisons. Avez-vous des salles qui conviendraient pour devenir des espaces de travail hybrides, mais qui ne sont pas équipées pour la visioconférence ?
En identifiant les besoins uniques de vos équipes et l’état de vos salles de réunion, vous disposerez des informations utiles pour déterminer les solutions vidéo adaptées et pour vous guider dans les étapes suivantes.
2. Identifier votre partenaire de logiciel vidéo
Il est probable que votre entreprise dispose déjà d’une plate-forme de communication vidéo de prédilection : Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Si c’est le cas, vous gagnez du temps dans la recherche d’une solution de visioconférence. Commencez par cibler les produits certifiés pour une bonne compatibilité avec votre plate-forme. Par nature, ces solutions fonctionnent avec votre plate-forme pour assurer une communication simple, fluide et fiable et améliorer la productivité de vos réunions. Parmi les nombreuses options de solutions certifiées pour chacune de ces plates-formes, vous trouverez forcément l’équipement adapté pour chacun de vos espaces de réunion.
3. Améliorer l’expérience des participants
Certains accessoires et fonctionnalités peuvent compléter votre équipement de visioconférence et améliorer l’expérience des participants. Par exemple, avec une commande tactile dans la pièce, les utilisateurs peuvent commencer la réunion plus simplement et éviter les démarrages laborieux qui font perdre du temps à tout le monde.
En fonction de votre espace et de sa taille, des accessoires audio supplémentaires, tels que les microphones de complément, sont utiles pour assurer la netteté du son, quel que soit l’emplacement des participants.
Ciblez également des fonctionnalités techniques intégrées aux solutions de visioconférence et capables de mettre en avant tous les intervenants à chaque réunion, sans avoir à cadrer manuellement en fonction de la position ou des déplacements des personnes dans la salle.
4. Simplifier l’adoption
Il ne suffit pas de choisir et de déployer des solutions de visioconférence adaptées à vos besoins professionnels. Pour exploiter pleinement les avantages de vos investissements, vous devez garantir que vos équipes les utilisent avec facilité.
Une fois que vous avez choisi et installé vos solutions ergonomiques et intuitives, organisez des démonstrations pour montrer comment s’en servir. Nous vous conseillons d’enregistrer ces petites séances et de partager ces vidéos auprès de vos équipes pour qu’elles puissent s’y référer en cas de besoin.
Placez également une fiche d’instruction rapide dans vos salles, avec des indications adaptées à chaque espace de visioconférence. Ce mémo facilitera la tâche des organisateurs au début et au cours des réunions.
5. Demander de l’aide
La visioconférence est un investissement important. Personne n’a envie de se tromper. Il est nécessaire de bien se renseigner en amont pour connaître les options disponibles. Toutefois, au moment de sélectionner et d’installer les solutions optimales pour vos espaces, vous gagnerez du temps et vous épargnerez certaines frustrations en contactant directement les fournisseurs ou les revendeurs.
N’hésitez pas à demander l’avis des professionnels proposant les produits qui vous intéressent. La visioconférence est leur métier. Leur expérience et leur expertise leur permettent de savoir exactement quels équipements sont adaptés pour assurer les conditions optimales en réunion dans tous les types d’espaces. Ils répondront à vos questions au cours de votre processus de sélection et vous apporteront tous les détails pour optimiser votre déploiement. Ils peuvent également vous proposer des services pour vous assister dans le déploiement, l’adoption et l’optimisation de votre équipement.
L’assistance du fournisseur ou du revendeur offre un autre avantage : vous pouvez potentiellement bénéficier de réductions, de subventions, de programmes d’échange ou d’autres offres économiques auxquelles vous n’auriez pas pensé.
Découvrez tous les détails pour assurer des conditions de visioconférence optimales pour vos équipes et votre entreprise.
1 WFH Research, «SWAA July 2023 Updates», 5 juillet 2023; Barrero, Jose Maria, Nicholas Bloom et Steven J. Davis, 2021. «Why working from home will stick», National Bureau of Economic Research Working Paper 28731.
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