
Dans un monde professionnel de plus en plus digitalisé, la gestion du courrier physique reste un défi majeur. Les entreprises cherchent à réduire leur dépendance au papier, mais les volumes de courrier entrant, couplés à des modes de travail hybrides et à distance, compliquent la tâche. La solution Iron Mountain® de Salle de Courrier Digitale (SCD) permet de libérer les entreprises de ces contraintes en numérisant et en automatisant la gestion du courrier, tout en garantissant sécurité et conformité.
Une solution simple et efficace pour dématérialiser le courrier
La Salle de Courrier Digitale d’Iron Mountain est une solution SaaS (Software-as-a-Service) qui permet de transformer facilement le courrier physique en versions dématérialisées accessibles à tout moment, et de n’importe où. Après la réexpédition du courrier vers les centres de numérisation sécurisés d’Iron Mountain, les documents sont scannés, indexés et stockés dans Iron Mountain InSight®, une plateforme de gestion de l’information. Grâce à cette solution, seules les personnes autorisées peuvent consulter, rechercher, et partager ces documents en toute sécurité, en utilisant des systèmes existants comme Microsoft Office ou Salesforce.
Sécurisation des données et conformité
La sécurité est au cœur de cette solution. Iron Mountain garantit que les informations sensibles sont protégées grâce à des protocoles de sécurité rigoureux et une conformité avec des normes de sécurité internationales telles que le RGPD, HIPAA, ISO 27001, et bien d’autres. De plus, les documents sont stockés de manière chiffrée, tant au repos que lors de leur transmission. Ce niveau de sécurité est crucial pour les entreprises qui manipulent des informations confidentielles ou soumises à des exigences réglementaires strictes.
Automatisation des flux de travail pour une meilleure productivité
L’un des principaux avantages de la Salle de Courrier Digitale est l’automatisation des flux de travail. Les documents numérisés peuvent être triés et acheminés automatiquement vers les destinataires appropriés, ce qui améliore la collaboration et la réactivité des équipes. En outre, la solution permet de rechercher des informations dans les documents via la reconnaissance optique de caractères (OCR), rendant l’accès aux informations plus rapide et plus efficace. Des outils d’analyse, tels que des tableaux de bord visuels, permettent également aux entreprises de mieux exploiter les données contenues dans leurs documents pour prendre des décisions éclairées.
Réduction des coûts et de l’empreinte physique
La transformation numérique du courrier permet non seulement de simplifier les processus internes mais aussi de réduire les coûts liés à la gestion du courrier physique. En éliminant les besoins en espace de stockage physique, les coûts immobiliers et les ressources humaines nécessaires à la gestion manuelle du courrier, les entreprises réalisent des économies substantielles. En outre, cette solution soutient les objectifs environnementaux en diminuant l’empreinte carbone liée au traitement du courrier.
Un service accessible et flexible
La Salle de Courrier Digitale d’Iron Mountain s’adapte à tous les types d’entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, avec des volumes de courrier entrants variables. Le service fonctionne sur un modèle de paiement mensuel, prévisible et raisonnable, ce qui permet aux entreprises de maîtriser leurs coûts sans surprise.
Conclusion
Dans un environnement de travail moderne et hybride, la gestion du courrier physique représente un défi. Cependant, avec la Salle de Courrier Digitale d’Iron Mountain, les entreprises peuvent non seulement alléger la gestion de leur courrier, mais aussi améliorer leur productivité, renforcer la sécurité de leurs informations et réaliser des économies. Pour les entreprises souhaitant se libérer du papier et répondre aux exigences de sécurité et de conformité, cette solution numérique est un choix stratégique incontournable.
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Retrouvez également notre précédente publication vidéo, Iron Mountain : Réduction des coûts, optimisation des flux et conformité réglementaire, le stockage de vos données est entre de bonnes mains
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