Le dossier candidat locataire dématérialisé n’est qu’une des réponses aux tendances actuelles d’un monde immobilier qui se digitalise de plus en plus !
La loi ELAN instaurée en 2018 a donné un réel coup d’accélérateur dans la numérisation du monde de l’immobilier. Tous les aspects sont concernés, qu’il s’agisse des offres clients, de la communication, des métiers etc. Syndic de copropriété, bailleurs sociaux, agences immobilière; la dématérialisation est un enjeu primordial qu’il faut rapidement prendre en compte pour être adapté à un marché immobilier en pleine évolution.
Dans la suite de cet article, nous allons voir pourquoi et comment dématérialiser votre gestion du dossier candidat locataire.
Les pièces justificatives du candidat locataire
Afin d’être certains de la solvabilité et du sérieux de la candidature d’un potentiel locataire, le propriétaire du bien ou l’agence immobilière en charge de ce dernier peuvent lui demander plusieurs documents. La liste des pièces exigibles avant la signature du contrat de location est déterminée par la loi. Toute autre demande de document serait considérée comme illégale.
Voici les pièces justificatives édictées par la législation française afin de constituer un dossier candidat locataire :
– Justificatif d’identité : le bailleur du bien ne peut demander qu’un seul document d’identité en cours de validité. Ce dernier doit comporter la signature du titulaire en question, ainsi qu’une photographie reconnaissable.
– Justificatif de domicile : une seule pièce parmi plusieurs possibilités (quittances de loyer, taxe d’habitation, attestation d’un hebergeant etc.).
– Ressources du candidat : dans la majorité des cas, plusieurs pièces sont demandées parmi différentes options (dernier avis d’imposition, bulletins de salaire, justificatif de revenus fonciers etc.).
– Activité professionnelle : une seule pièce ou plusieurs documents prouvant l’activité professionnelle du candidat (contrat de travail/stage, extrait K bis, carte professionnelle ou carte étudiante etc.).
Le dossier candidat locataire : une réponse à la dématérialisation des échanges
Aujourd’hui, la digitalisation accélère le monde de l’immobilier, mais plus globalement, il accélère l’ensemble de la société. Qu’il s’agisse des modes de travail, des modes de pensées, de la mise en place d’action, d’opportunité de business etc. Tout ce que nous connaissons est impacté. Les échanges entre individus sont plus que concernés, que ce soit dans le cadre personnel comme professionnel.
Assemblée générale de copropriété par visioconférence, signature électronique, dématérialisation des factures, extranets etc. De nombreuses solutions sont mises à la disposition des professionnels de l’immobilier pour répondre à ce changement des comportements, mais également pour répondre à une demande pressante des clients et prospects dans ce type de service et produit.
Constituer un dossier candidat locataire et la multitude de documents papiers que cela nécessite est chronophage pour le candidat. Du côté des agences immobilières, la gestion locative de biens représente une montagne de pièces à gérer, pour autant de candidats qui postuleront ces mêmes biens. C’est là toute la nécessité de dématérialiser cette activité via un espace candidat locataire dédié. Pourquoi ? Pour permettre à vos candidats de postuler plus facilement à vos annonces immobilières, mais également pour améliorer la productivité de vos collaborateurs dans la gestion des dossiers.
Dossier candidat locataire dématérialisé : un gain de temps
Les agents immobiliers perdent trop de temps dans des tâches administratives sans grande valeur ajoutée. C’est un temps qu’ils ne consacrent pas à trouver des mandats, à négocier la vente d’un bien par exemple. Il est primordial de leur permettre de consacrer la majorité de leur activité à la génération de prospects et au business de votre agence. Le gain de temps est le principal gain de productivité dont va bénéficier votre agence avec la mise en place d’un outil pour la gestion du dossier candidat locataire.
Oubliez les innombrables appels des candidats; terminée la perte de temps dû à la constitution des dossiers; plus besoin de relancer suite à d’éventuels oublis. Vos candidats voient votre annonce, décident de postuler et remplissent eux-mêmes toutes les informations de leur dossier. De votre côté, vous accédez à une interface dédiée centralisant les documents demandés ainsi que l’ensemble des candidatures. Tout est dématérialisé pour faciliter la gestion des dossiers, de leur constitution à leur décision finale.
D’autres avantages à la mise en place d’un espace candidat locataire
Moins de papier
Cela peu paraître évident, mais il est important de mettre en avant l’économie de papier que votre agence va réaliser en dématérialisant entièrement la gestion des candidatures locataires. Plus besoin d’imprimer les différentes pièces constituant le dossier : tout se fait depuis l’espace que vous mettez à disposition des candidats, qui vous transmettent des documents en version numérique.
En plus d’une économie financière, vous agissez pour l’écologie et contre la destruction des arbres destinés à la fabrication du papier que nous utilisons au quotidien.
Une meilleure gestion
Le dossier candidat locataire dématérialisé facilite la gestion location des biens par vos collaborateurs. L’ensemble des dossiers, et par définition la totalité des pièces justificatives, sont centralisées au même endroit. Tout est géré à distance depuis votre PC, tablette ou smartphone.
À noter que cela renforce votre transparence vis-à-vis de vos clients et prospects. Les éléments des dossiers sont stockés sur des serveurs privés, vos candidats restent maîtres de leurs données (conformité RGPD).
Dématérialisez votre gestion du dossier candidat locataire !
Grâce à notre application full-web, vous dématérialisez vos dossiers de candidatures locataires : plus de papier, plus de temps perdu, tout est géré depuis votre PC, tablette ou smartphone.
1. Consultation : votre futur locataire consulte une annonce sur votre site, il clique sur « déposer un dossier en ligne ».
2. Inscription : il accède à l’espace candidat locataire et crée son profil.
3. Saisie : il dépose les documents nécessaires et remplit ses informations personnelles.
4. Remontée : toutes les informations remontent dans le logiciel métier, le gestionnaire valide ou annule le dossier.
5. Dématérialisation : vous accédez et personnalisez les dossiers où que vous soyez. Ces éléments sont en sécurité sur un espace web sécurisé.
Plus d’informations sur : H2I
Retrouvez H2I dans notre précédent article vidéo : H2I : Syndics de copropriété et administrateurs de biens, nous avons les solutions pour vous simplifier le quotidien
