Le succès de votre entreprise passe par vos salles de réunion. Dans les configurations actuelles, les employés préfèrent les organisations flexibles. De plus, les clients et les partenaires sont nombreux à se réunir virtuellement plutôt que de se déplacer dans votre bureau. Par conséquent, votre capacité à collaborer, communiquer et conclure des offres dépend de vos fonctionnalités de visioconférence dans vos espaces.
Vous devez disposer des solutions permettant de mettre en avant et de faire entendre tous les intervenants, quel que soit la taille de la salle ou l’emplacement des participants. Misez sur des fonctionnalités capables d’encourager la participation active de toutes les personnes, où qu’elles soient, afin de partager les idées sans obstacle.
DÉCOUVREZ QUATRE POINTS À PRENDRE EN COMPTE POUR OPTIMISER LA VISIOCONFÉRENCE
1. Déterminer la taille et la fonction de vos salles de réunion
Tous les espaces de réunion, y compris ceux qui ont été sous-exploités par le passé, doivent être bien équipés pour permettre au personnel à distance de participer à la conversation. Passons en revue les quatre types de salles de réunion classiques dans les bureaux modernes.
Espaces individuels. Conçus pour les réunions en petit comité, à deux personnes en face à face, planifiées ou improvisées, ces espaces offrent un environnement calme et personnel pour discuter. Équipez-les de fonctionnalités de visioconférence pour réserver les autres salles aux réunions regroupant plus de participants.
Salles de réunion pour petit groupe et petites salles. Ces salles sont plus grandes que les espaces individuels, mais elles assurent toujours la proximité au sein des petits groupes pour le brainstorming, les réunions en équipe et les sessions rétrospectives, ainsi que lors des appels avec les clients.
Salles de taille moyenne. Ces salles permettent à un plus grand nombre de personnes d’assister aux réunions en équipe, aux sessions rétrospectives, aux démonstrations de produits, aux présentations et aux briefs client sur site.
Salles de grande taille. Vos salles les plus grandes sont prévues pour regrouper le plus de monde pour des présentations ou le brainstorming, ainsi que les réunions avec tout le personnel, les sessions de formation et les appels avec les clients importants.
Si votre bureau compte un espace debout, vous pouvez également l’utiliser pour la visioconférence. Au quotidien, les petites réunions debout sont des atouts pour gagner en agilité, mais il est important que ces sessions incluent aussi les employés qui ne travaillent pas au bureau ce jour-là. En équipant vos espaces debout de fonctionnalités de visioconférence, vos sessions seront plus productives qu’un simple appel téléphonique.
2. Identifier vos partenaires de choix pour la visioconférence
Si votre entreprise a choisi une plate-forme de communication unifiée, telle que Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet, il est logique de viser les solutions certifiées pour ces logiciels. Toutefois, il est important de trouver une solution qui puisse s’adapter facilement à d’autres plates-formes utilisées par vos partenaires et vos clients. De toute évidence, si votre entreprise utilise plusieurs plates-formes en interne, il est essentiel de chercher un équipement de visioconférence flexible, compatible avec chacune d’entre elles.
3. Choisir entre les solutions BYOD et les périphériques de visioconférence tout-en-un
Les solutions BYOD (apportez votre propre équipement) facilitent la connexion à toutes les plates-formes de réunion. L’organisateur utilise son ordinateur portable personnel, le branche au système de visioconférence via un câble USB et peut immédiatement démarrer la réunion. Ces solutions nécessitent l’utilisation d’un ordinateur, mais elles présentent un avantage économique, offrent plus de contrôle à l’organisateur et fournissent une qualité audio et vidéo pour une collaboration optimale.
Les périphériques tout-en-un intègrent la qualité audio et vidéo avec le codec qui permet leur utilisation sans ordinateur supplémentaire. S’ils sont certifiés pour Microsoft Teams, Google Meet ou Zoom, vous êtes sûr de pouvoir les utiliser facilement avec cette plate-forme. Ces solutions nécessitent un investissement initial plus important que les BYOD, car elles intègrent de manière plus intuitive tous les éléments essentiels pour assurer des réunions optimales.
4. Cibler les fonctionnalités intelligentes
Vous souhaitez assurer les meilleures conditions en réunion, dans tous vos espaces et pour tous les participants d’un côté comme de l’autre. Avec les fonctionnalités intelligentes suivantes, vous mettez tous les atouts de votre côté :
Cadrage et suivi automatiques des intervenants. La caméra assure automatiquement le zoom sur l’intervenant et le suit lorsqu’il se déplace dans la salle pour renforcer l’implication des participants dans la discussion.
Cadrage de groupe. La caméra est capable d’effectuer automatiquement le balayage panoramique et le cadrage pour faire apparaître correctement tous les participants dans la salle, y compris lorsque des personnes entrent et sortent de la pièce.
Filtre des bruits ambiants. Plus il y a de monde dans la salle, plus il y a de chance d’entendre des touches de clavier, des feuilles froissées, du bavardage et d’autres bruits de fond. La technologie antibruit permet de les éliminer pour garder votre attention sur le sujet de la réunion.
Élimination des bruits extérieurs. Vos réunions sont susceptibles d’être envahies par le brouhaha du bureau, les conversations dans les couloirs et d’autres bruits. Les technologies intelligentes les empêchent de gêner vos échanges.
Les solutions de visioconférence que vous choisissez pour vos espaces ont leur importance pour améliorer la qualité de la collaboration et la productivité des réunions. En prenant en compte ces quatre points, vous pourrez plus facilement identifier les solutions adaptées à vos espaces, vos équipes et votre entreprise.
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