Tous les patrons le savent : l’efficacité des équipes est étroitement liée à l’organisation de ses espaces de travail. Bureaux virtuels, bureaux partagés, Open Space, espaces de détente et de convivialité, télétravail… à quoi vont ressembler les bureaux du futur ? Pour répondre à cette question, le cabinet britannique d’analyse JBA a mené une étude européenne auprès de 1 100 entreprises pour le compte de Regus, l’opérateur international de centres de conférences, bureaux, salles de réunion, bureaux virtuels à la demande. Les résultats sont édifiants. 83 % des chefs d’entreprises européens prévoient, pour les cinq à dix ans à venir, de profondes, voire de très profondes mutations dans leur organisation – contre 65 % en 2006. Mais, dans le même temps, ils sont trois fois plus nombreux, à 22 %, à se dire qu’ils éprouveront de grandes difficultés à conduire ces changements. Pour quelles raisons ? « Les organisations sont en proie à une accélération croissante de leur activité dans un environnement économique et concurrentiel où tout semble changer autour d’elles plus vite, plus profondément et de façon plus incertaine. Ils ont de plus en plus de mal à soutenir ce rythme du changement », explique John Blackwell, auteur de l’étude JBA. Sous l’influence des technologies, comme la visioconférence, les logiciels collaboratifs en mode hébergé accessibles de n’importe où par Internet, et de l’informatique mobile autant sur PC portable que sur SmartPhone, on assiste à un alignement stratégique de l’immobilier de bureaux sur le management par projet.
Résultat : la présence des effectifs dans les bureaux sera plus que jamais à géométrie variable dans les années qui viennent. Dans un contexte de crise économique, les décideurs cherchent fondamentalement à optimiser de la surface. Première conséquence, le règne du bureau individuel cède la place aux espaces collaboratifs. « Dans les nouveaux projets, 10 % de la surface sont accordés à des bureaux individuels de 13 à 14 m² qui côtoieront des espaces partagés de 4 à 6 personnes d’environ 28 m². Quant au grand Open Space, il fait un peu peur. Un espace de quatre trames (1,35 m en fenêtre x 5 m de profondeur), donc 28 m², devient la norme à l’intérieur de laquelle on fera légèrement varier le curseur pour accorder la surface nécessaire à chaque poste de travail », prophétise Damien Sanouillet, directeur commercial Interior Design chez iD Conseil, filiale du conseil immobilier Jones Lang LaSalle. Au final, la surface accordée à un poste fond de 14 m² à 6 ou 7 m². On s’en doute, mal préparée, cette mutation risque d’être freinée par des perturbations psychologiques profondes chez les salariés : perte de prestige, perte de repères, difficulté à supporter ses voisins, manque d’intimité… « La qualité d’un immeuble dépend de la façon dont il répond aux usages que l’on peut en attendre. À condition d’en passer, au préalable, par une analyse poussée des comportements, des modes de travail et des schémas d’activité dans l’entreprise », préconise Marina Dedeyan, consultante relations sociales et accompagnement au changement au cabinet conseil Mobilitis. On parle alors d’un nouveau métier, celui de « programmiste ». Lequel développe ses compétences au carrefour de l’architecture, de l’ethnographie, de la sociologie, de la psychologie et même de l’éthologie. « On aboutit ainsi à modéliser les volumes et types d’espace en fonction des besoins fonctionnels de chaque population professionnelle. » Une chose est claire : la tendance à venir va se décliner autour d’un axe où l’on verra plus d’espaces partagés pour le travail en équipes pluridisciplinaires.
Mais également plus de salles de réunions pour communiquer en groupes restreints. Pour compenser la perte de bureaux individuels, les programmistes prévoient des espaces de détente et d’intimité. « On remplace le banal distributeur automatique de la cafétéria par des espaces d’ambiance au style lounge avec tables basses, fauteuils confortables, lumière douce et couleurs propices à la détente et à la convivialité. Les prises électriques et connexions réseaux doivent également être prévues », décrit Damien Sanouillet. « De même, la plus belle vue de l’immeuble est de plus en plus réservée à un de ces espaces collectifs. » Autre tendance, le développement des hôtels d’entreprises, qui se démarquent des immeubles loués en baux commerciaux pour offrir, sous forme de services, des bureaux et des salles de réunion à la demande. Certains, à l’instar de Regus, présent dans 76 pays, proposent, pour 300 euros, des sortes de cartes de crédit qui offrent l’utilisation de bureaux à la demande pour cinq jours par mois dans le monde.
